Kom godt i gang
Vejledning til opsætning af administration
Følg vores trinvise vejledning for at oprette din konto, så du kan komme i sving. Læs de gældende vilkår.
Velkommen til Revolut Business
Du skal bruge følgende for at oprette din konto:
- Din mobiltelefon – download Revolut Business-appen, og føj dit kort til din digitale pung.
- Et gyldigt ID – vi kan bede dig om at bekræfte din identitet, inden du begynder at bruge kortet. Få mere at vide om identitetsbekræftelse.
Har du spørgsmål, kan du finde svar i vores hjælpecenter.
Indhold
1. Kom godt i gang
Indsæt penge på din konto
Du kan indsætte penge på din erhvervskonto hos Revolut ved at overføre dem fra en bank.
Hvis du vil modtage penge fra kunder, skal du give dem dine kontooplysninger. Sådan finder du dem i appen:
- Tryk på din saldo på startsiden.
- Vælg den valuta, som betalingen skal ske i.
- Tryk på Oplysninger.
Hvis det er muligt, bør du bruge lokale kontooplysninger, da det ofte er hurtigere og billigere.
Du kan også finde dine kontooplysninger på din kontobekræftelse.
Inviter andre administratorer
Hvis du har andre ledere i din virksomhed, f.eks. en forretningspartner, en økonomichef eller en regnskabschef, kan du invitere dem til at blive administratorer på din konto.
De kan hjælpe med at oprette din erhvervskonto hos Revolut Business, inden du inviterer resten af dit team.
- Gå til Team → Inviter.
- Tilføj e-mailadresserne på de administratorer, du vil invitere.
- Tildel dem administratorrettigheder.
På dette tidspunkt kan du også tildele hver administrator et kort med forbrugsgrænser, men det kan også gøres senere.
2. Forbrugsgrænser
Konfigurer forbrugsgrænser
Opret programmer for kortforbrug og godkendelsesprocesser, før du inviterer dit team til Revolut Business. På den måde har de kort, du udsteder til dit team, indbyggede forbrugsgrænser.
Forbrugsregler
Med forbrugsregler kan du fastsætte forbrugsgrænser og regler for indsendelse og godkendelse af udgifter, som skal gælde for mange kort på én gang. Det gør det nemt at holde styr på rejseudgifter, daglige diæter og andre initiativer eller udgifter i virksomheden.
Sådan opretter du en forbrugsregel:
- Gå til Kort → Indstillinger → Forbrugsregler.
- Vælg + Ny, og opret en forbrugsregel.
- Tilføj regler for godkendelse af udgifter i forbindelse med kortbetalinger og tilbagebetaling af udlæg.
3. Kom i gang med regnskabsføring
Opret regnskab for udgifter
Med Udgifter kan du indsamle kvitteringer, afstemme og kategorisere forretningsudgifter og refundere teammedlemmer – alt sammen på ét sted. Teammedlemmer kan anmode om refusion eller indsende udgifter for transaktioner, der er foretaget med deres Revolut Business-kort. Udgifter er tilgængelig på alle abonnementer mod et ekstra gebyr.
Synkroniser med dit regnskabsprogram
Revolut Business kan synkroniseres med nogle af de mest populære regnskabsprogrammer. Vi tilbyder i øjeblikket tre typer af synkronisering:
- Bankfeed: Alle gennemførte transaktioner sendes fra din erhvervskonto hos Revolut Business til dit regnskabsprogram.
- Fakturaer: Du kan importere kladder til fakturaer fra dit regnskabsprogram og eksportere betalte fakturaer fra din erhvervskonto hos Revolut Business til dit regnskabsprogram.
- Udgifter: Udgifter eksporteres automatisk til dit regnskabsprogram med vedhæftede kvitteringer, kategorier og beskrivelser. Det gør det nemt at afstemme med banktransaktioner.
Kategorier og skattesatser
Du kan oprette en liste over din virksomheds udgiftskategorier og skattesatser, som dine medarbejdere kan vælge imellem, når de indsender en udgift.
Hvis du allerede har tilsluttet dit regnskabsprogram, vil denne liste blive synkroniseret og vist automatisk.
Hvis du ikke har tilsluttet dit regnskabsprogram, skal du gå til Udgifter → Indstillinger → Regnskab for at redigere listen over de muligheder, som dine medarbejdere kan vælge imellem, når de indsender en udgift.
Definer etiketgrupper
Revolut Business hjælper dig med at organisere og tilføje flere oplysninger om din virksomheds udgifter ved hjælp af labels
Du kan oprette op til fem grupper med så mange labels, som du har brug for.
Du kan tilpasse dem ved at gå til Udgifter → Indstillinger → Labels.
Grænser, der gælder efter forbrug
Vælg indstillinger for udgifter
Tilpas indstillingerne for indsendelse og godkendelse af udgifter og refusioner, og opret regler for automatisk spærring af kort.
Tilpas indstillingerne for udgifter
Du kan angive, hvilke oplysninger teammedlemmerne skal inkludere i deres udgiftsindberetninger. Som standard skal teammedlemmerne vedlægge en kvittering og angive en kategori og en beskrivelse for hver udgift, men du kan også angive yderligere obligatoriske felter.
Hvis det er valgfrit at indberette udgifter (eller visse oplysninger i forbindelse med en udgift), skal du gå til Udgifter → Indstillinger for at angive de obligatoriske felter (kvittering, beskrivelse, kategori, skatteprocent, etiketter).
Opret regler for automatisk spærring af kort
Når du har udstedt kort til dine medarbejdere, kan du fastsætte regler for automatisk spærring af kort. Det kan du gøre for at opfordre dine medarbejdere til at indsende deres udgifter til tiden.
Med automatisk spærring er der en tidsfrist for at indsende udgifter – du kan vælge, om kortindehaveren skal have 7, 14 eller 30 dage til at indsende udgiften efter købsdatoen. Hvis tidsfristen overskrides, vil kortet blive spærret, og alle betalinger vil blive afvist, indtil medarbejderen indsender de forfaldne udgifter.
Godkendelsesprocesser for udgifter
Du kan oprette godkendelsesprocesser for at sikre, at de rigtige personer godkender udgifter og godtgørelser. Sådan gør du:
- Gå til Team → Indstillinger → Godkendelsesprocesser.
- Opret regler for godkendelser ud fra stilling (f.eks. en leder, der godkender for medarbejderne under sig), specifikke medarbejdere eller rettigheder.
| Godkendelse af kortudgifter | Når godkendelsesprocessen er blevet oprettet, kan du gøre den til en del af en forbrugsregel. Du kan også gøre processen gældende for et bestemt kort, men kun hvis kortet ikke allerede er tilknyttet en forbrugsregel. | |
| Godkendelser af refusioner | Du kan også tildele nye godkendelsesprocesser til Generelle refunderinger (anmodninger om refunderinger uden en forbrugsregel) for at erstatte den standardiserede godkendelsesproces. Du kan også tilføje den til en ny forbrugsregel, der allerede er tildelt refunderinger. |
5. Inviter dit team
Tilføj medarbejdere
Du kan invitere et ubegrænset antal teammedlemmer til Revolut Business. Sådan gør du:
| Send invitationer via e-mail | Hvis skal invitere færre end 15 medarbejdere, er dette en hurtig og nem løsning:
| |
| Brug HR-softwareintegrationer | Hvis du skal invitere mere end 15 medarbejdere, anbefaler vi, at du forbinder din HR-software med din erhvervskonto. Når du har forbundet din HR-software, skal du blot vælge de medarbejdere, som du vil invitere til Revolut Business. Du kan også vælge at invitere nye medarbejdere automatisk. Hvis din HR-software ikke understøttes, kan du invitere medarbejderne manuelt ved at sende invitationer til flere e-mailadresser på én gang. |
Tildel kontoroller
Du kan administrere medarbejdernes adgang til din erhvervskonto hos Revolut Business ved hjælp af personlige brugerrettigheder.
Rettigheder er med til at bestemme, hvad medarbejderne har adgang til at se og gøre på kontoen. Vores indbyggede rettigheder omfatter:
- Ejer – indehaveren af erhvervskontoen hos Revolut Business, som har fuld adgang. Der kan kun være én ejer pr. konto.
- Administrator – har fuld adgang til alle funktioner.
- Bogholder – kan udføre finansielle opgaver.
- Basal – har kun adgang til sine egne personlige kort og oplysninger.
- Læseadgang – har læseadgang til alle funktioner og apps.
Du kan også oprette rettigheder, hvor du selv vælger adgangene. Det gør du under Team → Indstillinger → Rettigheder → Ny.
Konfigurer din organisationsstruktur
Du kan definere din virksomheds organisationsstruktur i Revolut Business, herunder niveauer af ledelse og afdelinger.
Det hjælper dig med at holde styr på dine medarbejdere og sikrer, at godkendelsesanmodninger bliver sendt til de rigtige personer. Vi anbefaler, at du tilslutter din HR-software for at automatisere dette.
| Hvis du har tilsluttet din HR-software | Revolut Business vil automatisk:
| |
| Hvis du ikke har tilsluttet din HR-software |
|
6. Udstedelse af kort
Fysiske kort vs. virtuelle kort
Du kan udstede op til tre fysiske kort og 200 virtuelle kort til hver medarbejder.
- Fysiske kort sendes med posten til dine medarbejdere. De kan bruge kortene til at hæve penge i pengeautomater og til at betale for køb på nettet og i fysiske butikker.
- Virtuelle kort er digitale kort, som udstedes med det samme, og som har andre kortoplysninger end de fysiske kort. Dine medarbejdere kan bruge de virtuelle kort til at betale for køb på nettet eller tilføje dem til Apple Pay og Google Pay for at betale kontaktløst i fysiske butikker.
Du kan se kortgrænser og eventuelle tillægsgebyrer på vores prisside.
Send kort til dit team
- Gå til Kort → Bestil kort.
- Vælg et virtuelt eller fysisk kort.
- Vælg, hvem du vil udstede kort til.
- Fastsæt grænser, og giv kortet et navn, så det er nemt at identificere.
- Kortindehaveren modtager en e-mail med oplysninger om, hvordan man kommer i gang med det nye kort.
Medarbejdere kan kun udstede kort, hvis deres tildelte rettighed giver dem adgang til at administrere kort.
7. Lukning af regnskabet
Eksportér udgifter
Når du har gennemført ovenstående trin, er dit team klar til at bruge penge. Nu er det tid til at afslutte måneden ved at eksportere indsendte og godkendte udgifter til dit regnskabsprogram.
| Hvis du har tilsluttet dit regnskabsprogram | Dine udgifter vil blive sendt til dit regnskabsprogram automatisk, hvis du har slået synkronisering af udgifter til. Hvis du vil inkludere en manuel kontrol, skal du gå til Indstillinger for udgifter og slå Spring eksportforberedelse over fra. | |
| Hvis du ikke har tilsluttet dit regnskabsprogram | Du kan også manuelt eksportere udgifter og kvitteringer (inklusive alle vedhæftede oplysninger) og derefter importere dem til dit regnskabsprogram. Sådan gør du:
Hvis du ikke er sikker på, hvilken filtype du vil eksportere udgifterne som, kan du se, hvad der er inkluderet i en typisk eksport af udgifter i CSV-format. |
Har du ikke en Revolut Business-konto endnu?
Forskellige abonnementer giver adgang til forskellige funktioner.