Kaip pradėti
Administratoriaus sąrankos vadovas
Vadovaukis mūsų nuosekliu vadovu, kaip susikurti sąskaitą ir pradėti naudotis. Taikomos sąlygos.
Sveikiname pradėjus naudoti „Revolut Business“
Štai dalykai, kurių tau prireiks norint susikurti sąskaitą:
- mobilusis įrenginys – atsisiųsk „Revolut Business“ programėlę ir pridėk kortelę į įrenginio skaitmeninę piniginę;
- galiojantis asmens tapatybės dokumentas – galime paprašyti tavęs patvirtinti tapatybę prieš pradedant vykdyti operacijas kortele. Sužinok daugiau apie tapatybės patvirtinimą.
Jei kils klausimų, kaip naudotis platforma, atsakymus rasi mūsų pagalbos centre.
Turinys
1. Pradžia
Įnešk pinigų į savo sąskaitą
Galite įnešti į savo „Revolut Business“ sąskaitą pinigų banko pavedimu.
Jei norite įnešti pinigų per klientų ar vartotojų pavedimus, turėsite pasidalyti savo sąskaitos duomenimis. Štai kaip juos rasti programėlėje:
- Pagrindiniame ekrane pasirinkite savo sąskaitos likutį
- Pasirinkite valiutos sąskaitą, į kurią norite atlikti mokėjimą
- Pasirinkite Išsami informacija
Jei įmanoma, naudokite vietinės sąskaitos duomenis, kad pervedimai būtų greitesni ir ekonomiškesni.
Savo duomenis taip pat galite rasti sąskaitos patvirtinimo išraše.
Pakviesti kitus administratorius
Jei įmonėje yra kitų vadovų, pvz., verslo partnerių, finansų direktorių ar finansų vadybininkų, pakvieskite juos prisijungti prie savo sąskaitos kaip administratorius.
Jie gali padėti sukonfigūruoti jūsų „Revolut Business“ sąskaitą, prieš pakviečiant likusią komandos dalį.
- Eikite į Komanda → Pakviesti
- Įtraukite administratorių, kuriuos norite pakviesti, el. pašto adresus
- Priskirkite jiems administratoriaus vaidmenį
Šiame etape taip pat galite kiekvienam administratoriui priskirti korteles su išlaidų kontrole, bet tai galima padaryti ir vėliau.
2. Išlaidų valdymas
Nustatyk išlaidų valdymo funkcijas
Prieš kviesdami savo komandą į „Revolut Business“, nustatykite kortelių išlaidų programas ir patvirtinimo procesus, kad kortelės, kurias išduodate savo komandai, turėtų integruotas išlaidų kontrolės funkcijas.
Išlaidų programos
Su išlaidų programomis gali taikyti atsiskaitymo limitus ir išlaidų pateikimo bei patvirtinimo taisykles kortelėms dideliu mastu. Taip bus paprasta valdyti kelionių lėšas, kasdienes išmokas ir kitas įmonės iniciatyvas ar išlaidas.
Kaip nustatyti išlaidų programas:
- Eik į „Kortelės“ → „Nuostatos“ → „Išlaidų programos“.
- Pasirink „+Nauja“ ir sukurk išlaidų programą.
- Pridėk išlaidų patvirtinimo taisykles pirkiniams kortele ir kompensacijoms už išlaidas iš savo kišenės.
3. Nustatyk apskaitą
Nustatyk išlaidų apskaitą
Su „Expenses“ gali fiksuoti kvitus, suderinti ir suskirstyti verslo išlaidas bei kompensuoti komandos narių išlaidas – viską vienoje vietoje. Komandos nariai gali pateikti kompensavimo už išlaidas prašymus arba pateikti išlaidas už operacijas, atliktas su „Revolut Business“ kortelėmis. „Expenses“ galima naudotis su visais planais už papildomą mokestį.
Sinchronizuok savo apskaitos programinę įrangą
„Revolut Business“ gali sinchronizuoti su kai kuriomis populiariausiomis apskaitos programinėmis įrangomis. Šiuo metu palaikome 3 sinchronizavimo tipus:
- Banko sąskaitų išrašas – visos atliktos operacijos siunčiamos iš jūsų „Revolut Business“ paskyros į jūsų apskaitos programinę įrangą
- Sąskaitos – importuokite sąskaitų juodraščius iš savo apskaitos programinės įrangos ir eksportuokite apmokėtas sąskaitas iš savo „Revolut Business“ paskyros į jūsų apskaitos programinę įrangą
- Išlaidos – išlaidos automatiškai eksportuojamos į jūsų apskaitos programinę įrangą su pridėtais kvitais, kategorijomis ir aprašymais. Tai leidžia lengvai sutikrinti su banko operacijomis
Kategorijos ir mokesčių tarifai
Galite sudaryti savo įmonės išlaidų kategorijų ir mokesčių tarifų sąrašą, iš kurio komandos nariai galės rinktis pateikdami išlaidas.
Šis sąrašas bus automatiškai sinchronizuotas ir rodomas, jei jau esate prijungę savo apskaitos programinę įrangą.
Jei dar nesate prijungę savo apskaitos programinės įrangos, eikite į Išlaidos → Nustatymai → Apskaita , kad redaguotumėte komandos nariams prieinamų parinkčių sąrašą, kai jie pateikia išlaidas.
Apibrėžti etikečių grupes
„Revolut Business“ padeda organizuoti ir įtraukti daugiau informacijos apie įmonės išlaidas naudojant etikečių grupes.
Sukurkite iki 5 etikečių grupių, kiekvienoje grupėje įtraukdami tiek etikečių, kiek jums reikia.
Norėdami jas pritaikyti, eikite į Išlaidos → Nustatymai → Etiketės.
4. Išlaidų kontrolė
Sukurk išlaidų valdymo priemones
Pritaikyk išlaidų ir kompensacijų pateikimo bei patvirtinimo nuostatas ir nustatyk automatinio kortelių įšaldymo taisykles.
Tinkink išlaidų nustatymus
Galite nurodyti, kokią informaciją komandos nariai turi įtraukti į savo išlaidų ataskaitas. Pagal numatytuosius nustatymus komandos nariai turi pateikti kiekvienos išlaidos kvitą, kategoriją ir aprašymą, bet galite nustatyti ir papildomus privalomus laukelius.
Jei išlaidų (ar tam tikros informacijos išlaidų ataskaitoje) pateikimas yra neprivalomas, eikite į Išlaidos → Nustatymai ir nustatykite privalomus laukelius (kvitas, aprašymas, kategorija, mokesčio tarifas, žymės).
Nustatyk automatinio kortelės įšaldymo taisykles
Išdavus korteles savo komandai, galite nustatyti automatinio kortelių užšaldymo taisykles, kad paskatintumėte juos laiku pateikti savo išlaidas.
Automatinis užšaldymas nustato laiko limitą išlaidų pateikimui – jūs pasirenkate, kiek dienų (7, 14 arba 30) kortelių turėtojai turi pateikti išlaidas po pirkimo. Jei išlaidos yra pradelstos, kortelė užšaldoma ir visi mokėjimai bus atmesti, kol jie nepateiks savo pradelstų išlaidų.
Išlaidų tvirtinimo procesai
Galite sukurti patvirtinimo procesus, kad išlaidas ir kompensacijas patvirtintų tinkami asmenys. Štai kaip tai padaryti:
- Eikite į Komanda → Nustatymai → Tvirtinimo procesai
- Sukurkite patvirtinimo taisykles pagal pareigas (pvz., vadovai tvirtina savo tiesioginių pavaldinių išlaidas), konkrečius komandos narius arba vaidmenis
| Kortelių išlaidų patvirtinimai | Sukūrę patvirtinimo procesą, galite jį įtraukti į išlaidų programą. Taip pat galite priskirti procesą konkrečiai kortelei, bet tik tuo atveju, jei kortelei dar nėra priskirtos išlaidų programos. | |
| Kompensacijų patvirtinimai | Taip pat galite priskirti naują patvirtinimo procesą Bendriesiems kompensavimams (kompensacijoms, prašomoms be išlaidų programos), kad pakeistumėte numatytąjį patvirtinimo procesą. Arba galite pridėti jį prie esamos išlaidų programos, kuri jau priskirta kompensacijoms. |
5. Pakviesk savo komandą
Pridėti komandos narius
Į „Revolut Business“ gali pakviesti neribotą skaičių komandos narių. Štai kaip tai padaryti:
| Siųsti kvietimus el. paštu | Jei kviečiate mažiau nei 15 darbuotojų, tai yra greita ir paprasta parinktis:
| |
| Naudokis personalo valdymo programinės įrangos integracijomis | Jei kvieti daugiau nei 15 darbuotojų, rekomenduojame prijungti savo personalo valdymo programinę įrangą prie „Revolut Business“ sąskaitos. Prijungus programinę įrangą, tereikia pasirinkti darbuotojus, kuriuos nori pakviesti prisijungti prie „Revolut Business“. Taip pat gali pasirinkti automatiškai kviesti naujus darbuotojus. Jei tavo personalo valdymo programinė įranga nepalaikoma, gali pakviesti komandos narius rankiniu būdu – išsiųsti masinį kvietimą el. paštu. |
Priskirk sąskaitos vaidmenis
Galite valdyti komandos narių prieigą prie savo „Revolut Business“ paskyros naudodami pritaikomus vaidmenis.
Vaidmenys nustato, ką komandos nariai gali matyti ir daryti jūsų paskyroje. Mūsų integruoti vaidmenys apima:
- Savininkas – „Revolut Business“ paskyros savininkas, turintis visišką prieigą. Vienai paskyrai gali būti tik vienas savininkas
- Administratorius – turi visišką prieigą prie visų funkcijų
- Buhalteris – gali atlikti finansines operacijas
- Narys – turi tik savo asmenines korteles ir informaciją
- Peržiūros asmuo – turi tik skaitymo prieigą prie visų funkcijų ir programų
Taip pat galite kurti vaidmenis su pasirinktiniais leidimais skiltyje Komanda → Nustatymai → Vaidmenys →Naujas.
Nustatyk organizacijos struktūrą
„Revolut Business“ sąskaitoje gali apibrėžti savo įmonės organizacinę struktūrą, įskaitant atskaitomybės ryšius ir skyrius.
Tai padės stebėti darbuotojų informaciją ir užtikrinti, kad patvirtinimo užklausos būtų siunčiamos reikiamiems asmenims. Rekomenduojame prijungti savo personalo valdymo programinę įrangą ir automatizuoti šį procesą.
| Jei susiejai savo personalo valdymo programinę įrangą | „Revolut Business“ automatiškai:
| |
| Jei neprijungei savo personalo valdymo programinės įrangos |
|
6. Kortelių išdavimas
Fizinės ir virtualiosios kortelės
Kiekvienam komandos nariui gali išduoti iki 3 fizinių ir 200 virtualiųjų kortelių.
- Fizinės kortelės bus išsiųstos paštu tavo komandai. Jomis galima išsigryninti pinigų iš bankomatų, taip pat atsiskaityti už pirkinius internetu ir fizinėse parduotuvėse.
- Virtualiosios kortelės yra tik skaitmeninės, išduodamos akimirksniu ir turi kitus duomenis nei fizinės kortelės. Tavo komanda gali jomis atsiskaityti už pirkinius internetu arba pridėti jas prie „Apple Pay“ ir „Google Pay“ bei atlikti bekontakčius mokėjimus fizinėse parduotuvėse.
Kortelių limitus ir papildomus mokesčius rasi mūsų kainodaros puslapyje.
Išsiųsk korteles savo komandai
- Eikite į Kortelės → Užsakyti kortelę
- Pasirinkite virtualią arba fizinę kortelę
- Pasirinkite, kam norite išduoti korteles
- Pritaikykite valdiklius ir pridėkite kortelės pavadinimą, kad būtų lengva identifikuoti
- Kortelės turėtojas gaus el. laišką su instrukcijomis, kaip pradėti naudoti naują kortelę
Komandos nariai gali išduoti korteles tik tuo atveju, jei jiems priskirtame vaidmenyje yra leidimas „tvarkyti korteles“.
7. Užbaigiame apskaitos knygas
Išlaidų eksportavimas
Atlikus pirmiau nurodytus veiksmus, jūsų komanda turėtų būti pasirengusi leisti pinigus. Dabar metas užbaigti mėnesį, eksportuojant pateiktas ir patvirtintas išlaidas į savo apskaitos programinę įrangą.
| Jei susiejai savo apskaitos programinę įrangą | Jūsų išlaidos bus automatiškai siunčiamos į apskaitos programinę įrangą, jei įjungta išlaidų sinchronizavimo funkcija. Norėdami įtraukti rankinį patikrinimą, eikite į Išlaidų nustatymai → išjunkite Praleisti eksporto paruošimą. | |
| Jei dar nesusiejai savo apskaitos programinės įrangos | Taip pat galite rankiniu būdu eksportuoti išlaidas ir kvitus (įskaitant visą pridėtą informaciją), tada importuoti juos į savo apskaitos programinę įrangą. Štai kaip tai padaryti:
Jei nesate tikri, kokio tipo failą norite eksportuoti, galite peržiūrėti, kas yra įtraukta į tipišką Išlaidų CSV eksportą. |
Dar neturi „Revolut Business“ sąskaitos?
Funkcijų prieinamumas priklauso nuo plano.